Projektmanagement für Städte und Kommunen
In einer Stadtverwaltung laufen viele Projekte gleichzeitig: Digitalisierung, Schul- und Kitabau, Städtebauförderung, Smart City, Quartiersentwicklung. Sie gehen über Ämter hinweg, hängen an Fristen von Fördergebern und Gremien, und oft tragen wenige Leute sehr viel. KlangCity ist Projektmanagement-Software, die genau das sichtbar macht. Aufgaben, Kanban, Chat, Video-Calls und Protokolle liegen in einem Tool. Dazu kommt eine 3D-Stadt, die zeigt, wo es klemmt. Und ja: In KlangCity wird eure Verwaltung selbst zur Stadt.
Was Projektmanagement in der Kommune schwer macht
Projekte in der Verwaltung haben ihre eigenen Regeln. Die KGSt, der Fachverband für kommunales Management, widmet dem Thema eigene Berichte, etwa zur Steuerung mit Projektportfolios und zur Rolle der Führungskräfte. Die Stadt Köln hat für ihre ganze Verwaltung einheitliche Mindeststandards und eine gemeinsame Software eingeführt. Im Alltag stoßen Projektteams immer wieder auf dieselben Hürden:
- Viele Projekte, wenig Überblick. Welche Projekte laufen gut, welche geraten in Verzug? Oft weiß das nur, wer die Statusberichte aller Ämter liest.
- Zuständigkeiten über Ämtergrenzen. Bauamt, Kämmerei, IT und Fachbereich arbeiten am selben Vorhaben, jedes mit eigenem Ablauf.
- Wenige tragen viel. Fachkräfte sind knapp. Wer sich auskennt, landet in jedem Projekt, bis es zu viel wird.
- Wissen geht verloren. Wer wechselt oder in Rente geht, nimmt Absprachen und Hintergründe mit.
Wie ihr Projekte in der Verwaltung Schritt für Schritt aufsetzt, von den Rollen bis zum Abschlussbericht, steht im Ratgeber Projektmanagement in der Stadtverwaltung.
Eure Verwaltung als Stadt
KlangCity übersetzt eure Arbeit in ein Bild, das alle sofort lesen können:
- Jede Aufgabe ist ein Gebäude. Die Bauphase folgt der Arbeitsphase, die Höhe zeigt, wie viele Gruppen beteiligt sind.
- Jedes Amt oder Team ist ein Bezirk mit eigener Farbe.
- Jedes Projekt fährt als Straßenbahn durch die Stadt, Meilensteine sind die Haltestellen.
Aus euren Aufgaben berechnet KlangCity 35 Signale, ganz ohne KI und nachvollziehbar mit Zahlen. Ein paar Beispiele:
- „Projekt in Schieflage“: Die Projekt-Tram brennt, weil mehr als die Hälfte der offenen Aufgaben überfällig ist.
- „Expertisengruppe ist überlastet“: Streikposten im Bezirk, weil die Arbeitslast pro Kopf über dem Schwellwert liegt.
- „Aufgabe liegt auf Eis“: Eiszapfen am Gebäude. Diese Aufgabe hat sich seit mehr als 30 Tagen nicht bewegt.
- „Freie Kapazität“: Party vor dem Haus. Hier ist noch Luft für eine neue Aufgabe.
Jeden Montag fasst der Wochenbericht zusammen, was erledigt wurde und was liegen blieb. So hat die Projektleitung den Stand, ohne Statusberichte einzusammeln. Mehr dazu auf der Seite Die 3D-Stadt.
Projekte über Ämtergrenzen steuern
Jede Aufgabe durchläuft fünf feste Phasen: Brainstorming, Entwurf, Umsetzung, Präsentation, Beendet. Alle sprechen dieselbe Sprache, egal aus welchem Amt sie kommen. Dazu gibt es Meilensteine, Checklisten mit @-Erwähnung und wiederkehrende Aufgaben, etwa für die Vorlage zur nächsten Ausschusssitzung. Mehr unter Kanban-Board.
Externe Büros einbinden. Planungsbüros, Gutachter oder Träger kommen als Gäste dazu. Gäste lesen Übersicht, Stadt, Projekte, Aufgaben und Kalender und zählen nicht als Personen im Paket. Drive, Chat, E-Mails und Personen-Signale sehen sie nicht. Ab Pro holt ihr Externe zu Terminen auch ohne Konto in den Video-Call.
Besprechungen, die sich selbst protokollieren. Die Video-Calls laufen auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main. Vor dem Treffen stimmt ihr die Agenda ab. Mitgeschrieben wird nur, wer vor dem Call zustimmt. Daraus entsteht das Protokoll, das Rohtranskript wird danach gelöscht. Mehr unter Meeting-Protokoll.
Wissen, das bleibt. Abläufe und Anleitungen stehen im Unternehmenshandbuch, Dateien im Drive, Absprachen im Chat mit Kanälen je Gruppe. Für Sitzungen gibt es Live-Präsentationen.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Sichtbar machen, ohne zu überwachen
Eine Software, die Leistung oder Verhalten von Beschäftigten überwachen könnte, braucht in der Verwaltung in der Regel die Zustimmung des Personalrats. Deshalb legt in KlangCity die Inhaber:in eurer Organisation fest, wer Signale zu einzelnen Personen sieht, in fünf Stufen:
- alle Mitglieder,
- die Person selbst und die Leitung (Inhaber:innen und Admins),
- die Person selbst; die Leitung sieht nur, wie viele Personen je Gruppe ein Signal tragen, ohne Namen,
- nur die Person selbst,
- niemand, auch nicht die Person selbst.
Gäste sehen Signale zu Personen nie. Die Signale zu Projekten bleiben in jeder Stufe sichtbar. Der Zweck steht im Auftragsverarbeitungsvertrag: Entlastung und Arbeitsverteilung, keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Für Vertrauliches gibt es geschlossene Gruppen. Die Rollen sind Inhaber:in, Admin, Mitglied und Gast.
Für Datenschutz, IT und Personalrat haben wir 20 Fragen mit ehrlichen Antworten gesammelt. Die Unterlagen dazu, vom Auftragsverarbeitungsvertrag bis zum Konzept für eine eigene Instanz, schicken wir im Prüfpaket.
Wo die Daten liegen
- App, Video-Calls und Spracherkennung: eigener Server bei Hostinger in Frankfurt am Main.
- Dateien und Sicherungen: Hetzner in Falkenstein, jede Nacht verschlüsselt gesichert.
- KI-Funktionen: Für Wochenbericht, Protokolle und Signal-Erklärungen geht Text an Anthropic (USA und weitere Länder), ohne Training und mit Löschung nach spätestens 30 Tagen, außer bei Missbrauchsverdacht. Die Inhaber:in kann alle KI-Funktionen mit einem Schalter abschalten. Die Signale funktionieren auch ohne KI.
- Konten: Zwei-Faktor-Anmeldung, die ihr für alle zur Pflicht machen könnt, eine Liste der letzten Anmeldeversuche, Löschfristen und ein Datenexport für jede Person und die ganze Organisation.
- Eigene Instanz: Zum Paket Business gibt es auf Anfrage eine eigene Instanz nur für eure Verwaltung, mit eigenem Server in Deutschland, eigener Datenbank und eigenen Schlüsseln.
Mehr zu Anmeldung und Rechten auf der Seite Sicherheit.
Preise und Pilot
Für Kommunen gelten dieselben Preise wie für alle:
| Paket | Preis im Monat | enthalten |
|---|---|---|
| Basic | 0 € | bis 5 Personen |
| Pro | 59 € | 10 Personen, jede weitere 12 € |
| Business | 690 € | 50 Personen, jede weitere 9 €, Kick-off-Workshop, SLA |
Alle Preise zzgl. USt., jährlich günstiger. Bezahlt wird per Karte oder SEPA-Lastschrift, mit Rechnung. Alle Details auf der Seite Preise.
Klein anfangen: Ein Pilot muss nicht gleich die ganze Verwaltung umfassen. Nehmt ein Projekt mit einem kleinen Team. Jede neue Organisation testet Pro 30 Tage gratis, ohne Karte und ohne Abo. Danach bleibt Basic für bis zu fünf Personen kostenlos.
Ehrlich gesagt
- KlangCity ist im Early Access. Noch nutzt keine Kommune KlangCity. Hinter KlangCity steht eine einzelne Person in Köln. Deshalb gibt es eine Ausstiegszusage: Stellen wir KlangCity ein, sagen wir es sechs Monate vorher, und der Export geht jederzeit.
- Keine Zertifizierung. KlangCity ist nicht nach ISO 27001 oder BSI C5 zertifiziert.
- Noch nicht da: Single Sign-on ist für das erste Quartal 2027 geplant. Eine E-Rechnung im Format XRechnung stellen wir noch nicht aus.
- Kein Fachverfahren. Haushaltsmittel, Förderanträge und Ratsinformationssystem bildet KlangCity nicht ab. Dafür nutzt ihr weiter eure bisherigen Verfahren.
- Nur auf Deutsch, im Browser, als iPhone-App und als Android-App.
Ihr plant einen Piloten in eurer Verwaltung oder in einem Stadtteilbüro? Schreibt uns an support@klangcity.de. Oder seht euch zuerst die Demo-Stadt ohne Anmeldung an.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Eignet sich KlangCity für die öffentliche Verwaltung?
Für Projektteams in Ämtern, Eigenbetrieben und Stadtteilbüros ja: Die Server stehen in Deutschland, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive, und Signale zu Personen lassen sich ganz abschalten. Eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder BSI C5 hat KlangCity nicht.
Muss der Personalrat zustimmen?
Das hängt davon ab, wie ihr KlangCity einstellt, und entscheidet eure Verwaltung mit dem Personalrat. Stellt ihr die Personen-Signale auf „nur die Person selbst“ oder „niemand“, sieht die Leitung keine Signale zu einzelnen Beschäftigten. Das Rollen- und Rechtekonzept liegt im Prüfpaket.
Können externe Planungsbüros mitarbeiten?
Als Gäste lesen sie Projekte, Aufgaben und Kalender, ändern aber nichts und zählen nicht als Personen. Zu Terminen holt ihr sie ab Pro ohne Konto in den Video-Call.
Gibt es eine eigene Instanz nur für unsere Verwaltung?
Ja, als Zusatz zum Paket Business: eigener Server in Deutschland, eigene Datenbank, eigene Schlüssel, betrieben von uns. Den Preis nennen wir auf Anfrage.
Wie starten wir einen Piloten?
Legt eine Organisation an und nehmt ein Projekt mit einem kleinen Team. Pro testet ihr 30 Tage gratis, ohne Karte und ohne Abo. Danach bleibt Basic für bis zu fünf Personen kostenlos.