Microsoft-Teams-Alternative: Chat, Calls und Aufgaben in einem Tool
Microsoft Teams ist für viele Organisationen der Ort für Chat und Videokonferenzen. Die Aufgaben liegen dann aber oft woanders. Wer eine Microsoft-Teams-Alternative sucht, will häufig beides zusammen: reden und arbeiten am selben Ort. KlangCity bietet Chat mit Kanälen, Video-Calls, Vollversammlungen und einen Kalender. Dazu kommen Kanban, Meeting-Protokolle und eine 3D-Stadt, die zeigt, wer im Team zu viel hat. Hier vergleichen wir sachlich, wo KlangCity passt und wo Teams die bessere Wahl bleibt.
Zwei unterschiedliche Ansätze
Teams ist Teil von Microsoft 365. Seine Stärke ist die Verbindung mit Outlook, Word, Excel, SharePoint und vielen weiteren Apps. KlangCity kommt von der anderen Seite. Es ist ein Projektmanagement-Tool, in das Chat, Calls und Kalender eingebaut sind. Die Aufgabe, über die ihr redet, liegt direkt daneben.
Microsoft-Teams-Alternative im Vergleich
| KlangCity | Microsoft Teams | |
|---|---|---|
| Kostenlose Stufe | Basic, bis 5 Personen, Gruppen-Calls bis 40 Min. (vorher 30 Tage Pro gratis) | kostenlose Version (für zu Hause, laut Microsoft auch für kleine Unternehmen und Gemeinnützige nutzbar): Gruppenbesprechungen bis 60 Min., bis 100 Teilnehmende, 5 GB Speicher pro Person |
| Einstieg für Firmen | Pro: 59 € pro Monat inkl. 10 Personen (jährlich 49 €), zzgl. USt. | Teams Essentials: 3,50 € pro Person und Monat, Jahresabo, zzgl. MwSt. |
| Mit Office-Apps | nicht enthalten | Microsoft 365 Business Basic: 6,07 € pro Person und Monat, Jahresabo, zzgl. MwSt. |
| Chat und Kanäle | Kanäle je Team, Direktnachrichten, Umfragen, Sprachnachrichten mit Transkript | Chat, Kanäle, Dateifreigabe, Aufgaben und Umfragen |
| Besprechungen | 1:1, Gruppen, Vollversammlungen auf eigenem Server | bis 30 Stunden, bis 300 Teilnehmende (Essentials) |
| Protokoll und Transkript | automatisches Protokoll, Rohtranskript wird danach gelöscht | Aufzeichnung mit Transkription (Essentials) |
| Aufgaben und Kanban | Kanban mit fünf Phasen, Meilensteine, Checklisten | Planner, enthalten in Microsoft 365 Business Basic |
| Überlastung sichtbar | 35 Signale in der 3D-Stadt | auf der Preisseite nicht aufgeführt |
| Speicher | 5 GB (Basic), 1 TB pro Organisation (Pro) | 10 GB pro Person (Essentials), 1 TB pro Person (Business Basic) |
| Datenstandort | Deutschland | EU-Datengrenze für Microsoft-365-Kunden mit Sitz in der EU oder EFTA, mit Ausnahmen laut Anbieter |
| Apps | Web, iPhone und Android | Web, Desktop und Mobilgeräte |
| Sprache | nur Deutsch | u. a. Deutsch und Englisch; Liveuntertitel ab Business Basic in über 30 Sprachen, in Essentials nur Englisch |
Stand der Angaben: September 2026, laut Anbieterseite. Quellen: Microsoft: Teams-Pläne vergleichen, Microsoft: Teams kostenlos, Microsoft Learn: Was ist die EU-Datengrenze?.
Wo Teams stärker ist
Teams ist ein großes Paket, und das hat Vorteile:
- Office inklusive. Ab Microsoft 365 Business Basic bekommst du Word, Excel und PowerPoint im Web, eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain und 1 TB Speicher pro Person. KlangCity ersetzt kein Office.
- Große Runden. Besprechungen bis 300 Teilnehmende und bis 30 Stunden. Ab Business Standard auch Webinare mit Anmeldung.
- Integrationen. Laut Microsoft mehr als 250 integrierte Geschäfts-Apps. KlangCity bietet Webhooks und eine Aufgaben-API ab Pro.
- Apps. Teams läuft auf Desktop, im Web und auf Mobilgeräten. KlangCity läuft im Browser, als iPhone-App im App Store und als Android-App bei Google Play.
- Sprache und Reife. Liveuntertitel gibt es ab Business Basic in über 30 Sprachen, und hinter Teams steht Microsoft. KlangCity gibt es nur auf Deutsch, und es ist 2026 gestartet.
Teams passt besser, wenn ihr ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, Office-Dokumente gemeinsam bearbeitet, große Veranstaltungen oder Webinare macht oder mehrsprachig arbeitet.
Wo KlangCity anders ist
Das Gespräch und die Aufgabe liegen nebeneinander
Im KlangCity-Chat wird aus jeder Nachricht per Tipp eine Aufgabe oder eine Erinnerung. Wichtiges heftest du an, anderes sendest du später. Sprachnachrichten schreibt KlangCity automatisch ab, die Volltextsuche findet alles wieder. Ruhezeiten und Abwesenheit halten den Feierabend frei. Die Aufgabe landet im Kanban-Board, nicht in einem anderen Programm. Mehr unter Chat und Calls.
Meetings mit Vorbereitung und Nachbereitung
Vor Gruppencalls und Vollversammlungen stimmt ihr die Agenda ab. Sie kommt 48 Stunden vorher aufs Handy. Klangi erinnert per Direktnachricht und lädt zum Start direkt in den Call ein. Im Call gibt es Hand heben, Brainstorming in der Seitenleiste und Zeichnen auf der Bildschirmfreigabe.
Die Calls laufen auf einem eigenen Server, die Spracherkennung ebenfalls. Das Audio verlässt diese Server nicht. Daraus entsteht ein Meeting-Protokoll, das Rohtranskript wird danach gelöscht. Eine Analyse bewertet die Effektivität jedes Meetings von 0 bis 100.
Du siehst, wo es klemmt
Auf der Teams-Preisseite ist so etwas nicht aufgeführt: KlangCity zeigt eure Arbeit als 3D-Stadt. Jede Aufgabe ist ein Gebäude, jedes Team ein Bezirk. 35 Signale machen Überlastung und Verzug sichtbar, etwa Rauch über dem Haus einer überlasteten Person oder eine brennende Projekt-Tram. Wer Signale zu einzelnen Personen sieht, legt ihr fest. Mehr unter Stadt und Signale.
Die Daten liegen in Deutschland
Microsoft speichert und verarbeitet Daten von Microsoft-365-Kunden mit Sitz in der EU oder EFTA innerhalb der EU-Datengrenze. Laut Microsoft gibt es dabei begrenzte Ausnahmen, in denen Daten die Grenze verlassen.
Bei KlangCity läuft die App bei Hostinger in Deutschland, Dateien und Sicherungen liegen bei Hetzner. Offen gesagt: Für die KI-Funktionen geht Text an Anthropic. Alle Dienste außerhalb der EU stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, der ist inklusive.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Was kostet es?
Bei zehn Personen und Jahresabo kostet Teams Essentials laut Microsoft 35 € im Monat, Microsoft 365 Business Basic 60,70 €, jeweils zzgl. MwSt. KlangCity Pro kostet bei jährlicher Zahlung 49 € im Monat, zzgl. USt. KlangCity Basic ist bis fünf Personen kostenlos.
Der Vergleich hinkt etwas: Mit Business Basic bekommst du Office und E-Mail, mit KlangCity Kanban, Stadt und Protokolle. Beides lässt sich auch nebeneinander nutzen. Rechne selbst nach: KlangCity-Preise und Teams-Preise.
Für wen ist KlangCity die bessere Teams-Alternative?
- Für Teams, die Chat, Calls und Aufgaben an einem Ort wollen und kein Office-Paket brauchen.
- Für kleine Teams und Vereine, die mit bis zu fünf Personen kostenlos arbeiten wollen.
- Für Leitungen, die Überlastung früh sehen wollen. Mehr im Ratgeber Überlastung im Team erkennen.
Die Demo-Stadt läuft ohne Anmeldung. Oder du legst gleich kostenlos los.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Kann KlangCity Microsoft Teams komplett ersetzen?
Für Chat, Kanäle, Calls, Vollversammlungen und Kalender ja. Word, Excel, Outlook und persönliche E-Mail-Postfächer ersetzt KlangCity nicht.
Wie lange dürfen Besprechungen in KlangCity dauern?
Im kostenlosen Basic-Paket dauern Gruppen-Calls und Vollversammlungen bis zu 40 Minuten. Ab Pro gibt es keine Zeitgrenze.
Wo laufen die Video-Calls von KlangCity?
Auf einem eigenen Server. Auch die Spracherkennung läuft auf diesem Server, das Rohtranskript wird nach dem Protokoll gelöscht.
Gibt es KlangCity als Desktop- oder Handy-App?
Ja: fürs iPhone im App Store, für Android bei Google Play. Im Browser läuft die Web-App auf jedem Handy.