Meeting-Protokoll automatisch, direkt aus dem Call
Nach dem Meeting schreibt jemand das Protokoll. Meistens dieselbe Person, meistens zu spät, und manche Beschlüsse fehlen. In KlangCity entsteht das Meeting-Protokoll automatisch aus dem Video-Call: Wer zustimmt, dessen Beiträge schreibt die Spracherkennung auf einem eigenen Server mit, die KI fasst zusammen, und das Rohtranskript wird danach gelöscht.
Das Problem mit Protokollen
Protokolle sind wichtig und trotzdem unbeliebt. Wer mitschreibt, kann nicht richtig mitdiskutieren. Wer nicht mitschreibt, erinnert sich eine Woche später anders. Und was im Meeting beschlossen wurde, landet oft nie als Aufgabe im Board.
KlangCity nimmt dir das Schreiben ab und verbindet das Protokoll mit eurer Arbeit.
So entsteht das Protokoll
- Ihr trefft euch im Video-Call in KlangCity. Gruppen-Calls und Vollversammlungen laufen auf einem eigenen Server. Wie die Calls funktionieren, steht auf der Seite Chat und Calls.
- Die eigene Spracherkennung schreibt mit, nur mit Zustimmung. Vor dem Call entscheidet jede Person selbst, ob ihr Mikrofon transkribiert wird; der Schalter steht vorab auf aus. Die Inhaber:in kann Transkripte für die ganze Organisation abschalten. KlangCity nutzt dafür eine eigene Whisper-Instanz auf den eigenen Servern, das Audio verlässt sie nicht.
- Nach dem Meeting schreibt die KI das Protokoll. Aus der Mitschrift wird eine geordnete Zusammenfassung. Du findest sie unter „Analyse“.
- Das Rohtranskript wird gelöscht. Übrig bleibt nur das fertige Protokoll.
Was im Protokoll steht
Das Protokoll beginnt mit einer Gesprächszusammenfassung: die wichtigsten Themen, Diskussionspunkte und getroffenen Entscheidungen als Stichpunkte. Offensichtliche Fehler der Spracherkennung werden dabei geglättet, Belangloses fällt weg.
Danach folgen die Aufgaben-Änderungen aus dem Meeting, sortiert nach „Neu erstellt“, „Geändert“ und „Gelöscht“. Wenn ihr also während des Calls im Kanban-Board eine Aufgabe anlegt oder verschiebt, steht das im Protokoll. So sieht jede Person nachher, was aus dem Meeting konkret geworden ist.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Wie gut war das Meeting? Effektivität von 0 bis 100
Die Analyse bewertet jedes Meeting mit einer Zahl zwischen 0 und 100. In die Bewertung fließen vier Dinge ein: ob es Ergebnisse gab, wie die KI die Zusammenfassung einschätzt, ob das Meeting zu einem Abschluss kam und wie breit die Beteiligung war. Fehlt ein Teil, etwa weil es kein Gespräch gab, zählt er nicht als null, sondern fällt aus der Rechnung.
Die Zahl ist kein Zeugnis für einzelne Personen. Sie hilft euch zu sehen, welche Meetings etwas bringen und welche sich im Kreis drehen.
Vorher und nachher: Agenda, Seitenleiste, Wochenbericht
Ein gutes Protokoll beginnt vor dem Meeting:
- Agenda-Abstimmung vorab: Was besprochen wird, klärt ihr schon vor dem Meeting. Vor Gruppencalls und Vollversammlungen kommt die Agenda 48 Stunden vorher aufs Handy.
- Erinnerung und Einladung: Klangi, die Katze, die dich durch KlangCity begleitet, erinnert per Direktnachricht an den Termin und lädt zum Start direkt in den Call ein.
- Im Call: Brainstorming in der Seitenleiste, Hand heben und Zeichnen auf der Bildschirmfreigabe.
- Vorlesen auf Zuruf: Klangi liest im Call das Protokoll oder den Wochenbericht vor.
- Wochenbericht: Jeden Montag fasst ein Wochenbericht die Woche zusammen, im eigenen Kanal.
KI-Meetingprotokoll und DSGVO: was genau wohin geht
Bei automatischen Protokollen ist die wichtigste Frage: Wo landen unsere Gespräche? Deshalb hier genau:
| Schritt | Wo es passiert |
|---|---|
| Video und Ton des Calls | Eigener Server (LiveKit) |
| Spracherkennung | Eigene Whisper-Instanz; das Audio verlässt die eigenen Server nicht |
| Zusammenfassung zum Protokoll | KI-Funktion; dafür geht Text an Anthropic |
| Rohtranskript | Wird nach dem Protokoll gelöscht |
| Fertiges Protokoll | In eurer KlangCity-Organisation, App-Server in Deutschland |
Alle Dienste, die Daten außerhalb der EU verarbeiten, stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, der inklusive ist. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, Löschfristen und ein Datenexport für jede Person und die ganze Organisation. So könnt ihr selbst prüfen, ob das KI-Meetingprotokoll zu euren Datenschutz-Anforderungen passt.
Welches Paket brauche ich?
Meeting-Protokolle und der Wochenbericht sind in jedem Paket enthalten, auch im kostenlosen Basic bis 5 Personen. Die KI kostet nichts extra. In Basic schreibt sie 4 Protokolle im Monat, danach entsteht das Protokoll ohne KI aus den Aufgaben-Änderungen. Ab Pro gibt es keine Grenze. Bei den Calls gilt: In Basic dauern Gruppen-Calls und Vollversammlungen bis 40 Minuten, ab Pro gibt es keine Zeitgrenze. Mehr auf der Seite Preise.
Neugierig, wie das mit dem Rest zusammenhängt? In der Demo-Stadt siehst du ohne Anmeldung, wie KlangCity eure Arbeit als Stadt zeigt.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Wie entsteht das Meeting-Protokoll automatisch?
Eine eigene Spracherkennung (Whisper) schreibt mit, was die Teilnehmenden sagen, die vor dem Call zugestimmt haben. Nach dem Meeting fasst die KI die Mitschrift zu einem Protokoll zusammen, und das Rohtranskript wird gelöscht. Wer nicht zustimmt, taucht im Protokoll nur mit den Aufgaben auf, die er im Meeting angelegt oder geändert hat.
Verlässt die Tonaufnahme die Server?
Nein. Video-Calls und Spracherkennung laufen auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main, das Audio verlässt ihn nicht. Für die Zusammenfassung geht Text an Anthropic; das steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Stehen Aufgaben aus dem Meeting im Protokoll?
Ja. Aufgaben, die während des Meetings neu angelegt, geändert oder gelöscht wurden, stehen gruppiert im Protokoll.
Kostet das KI-Meetingprotokoll extra?
Nein. Meeting-Protokolle, Wochenbericht und die übrigen KI-Funktionen sind in jedem Paket enthalten, auch im kostenlosen Basic. Dort schreibt die KI 4 Protokolle im Monat, ab Pro ohne Grenze.
Wie lange dürfen Meetings dauern?
In Basic dauern Gruppen-Calls und Vollversammlungen bis 40 Minuten. Ab Pro gibt es keine Zeitgrenze.