Team-Chat und Videokonferenz mit Server in Deutschland
Die meisten Teams nutzen ein Tool für Aufgaben, ein zweites für den Chat und ein drittes für Videokonferenzen. Dazwischen gehen Absprachen verloren. In KlangCity sind Team-Chat und Calls Teil desselben Tools wie euer Board: Aus einer Nachricht wird eine Aufgabe, aus einem Call ein Protokoll. Die App läuft auf Servern in Deutschland, Video-Calls auf einem eigenen Server.
Ein Chat, in dem nichts verloren geht
Der Chat ist nach eurer Organisation aufgebaut:
- Kanäle je Expertisengruppe und Direktnachrichten für alles Persönliche.
- Antworten, Reaktionen und Umfragen, dazu eure eigene GIF-Sammlung.
- Bilder, Videos und Dokumente direkt im Chat hochladen.
- Anheften: Wichtiges bleibt oben stehen.
- Später senden: Eine Nachricht schreiben, wenn sie dir einfällt, und senden, wenn sie passt.
- Volltextsuche: Findet alles wieder, auch alte Nachrichten.
Das Besondere: Aus jeder Nachricht wird per Tipp eine Aufgabe oder eine Erinnerung. Die Absprache „Kannst du bis Freitag das Angebot schicken?“ landet damit im Kanban-Board, statt im Verlauf zu verschwinden.
Sprachnachrichten mit Transkript
Manches spricht sich schneller, als es sich tippt. Sprachnachrichten schreibt KlangCity automatisch ab. Wer gerade nicht hören kann, liest einfach mit, und die Suche findet auch das Gesagte. Die Spracherkennung läuft auf einem eigenen Server. In Basic sind Sprachnachrichten mit Transkript bis 60 Sekunden lang, ab Pro bis 5 Minuten.
Ruhezeiten und Abwesenheit
Ein Team-Chat kann auch stressen. Deshalb gibt es Ruhezeiten und eine Abwesenheit, die den Feierabend freihalten. Wer im Urlaub ist, muss nicht erreichbar sein.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Videokonferenz auf eigenem Server
Die Video-Calls laufen auf einem eigenen Server (LiveKit). Das Audio verlässt die eigenen Server nicht. Es gibt drei Arten:
- 1:1-Anrufe zwischen zwei Personen.
- Gruppen-Calls für Teams und Projekte.
- Vollversammlungen für die ganze Organisation.
Im Call helfen euch:
- Raster- und Sprecher-Ansicht, je nachdem, ob ihr alle sehen wollt oder die Person, die gerade spricht.
- Mini-Fenster, damit du nebenbei im Board oder Chat arbeiten kannst.
- Hand heben, damit auch Leise zu Wort kommen.
- Zeichnen auf der Bildschirmfreigabe, um etwas direkt zu zeigen.
- Brainstorming in der Seitenleiste, um Ideen zu sammeln, ohne das Gespräch zu unterbrechen.
Vom Termin bis zum Protokoll
Calls hängen mit dem Kalender zusammen. Termine, Gruppencalls und Vollversammlungen legt ihr dort an. Klangi, die Katze, die dich durch KlangCity begleitet, erinnert per Direktnachricht, je nach Einstellung 5 Minuten bis 2 Tage vorher, und lädt zum Start direkt in den Call ein. Vor Gruppencalls und Vollversammlungen kommt die Agenda 48 Stunden vorher aufs Handy.
Nach dem Call schreibt KlangCity das Protokoll: Die eigene Spracherkennung schreibt mit, was Teilnehmende mit ihrer Zustimmung sagen, die KI fasst zusammen, und das Rohtranskript wird danach gelöscht. Wie das genau abläuft, steht auf der Seite Meeting-Protokoll automatisch.
Team-Chat nach DSGVO: wo eure Daten liegen
Für einen Team-Chat, der zur DSGVO passen soll, zählt vor allem, wo Nachrichten und Gespräche verarbeitet werden:
| Was | Wo |
|---|---|
| App mit Chat und Nachrichten | Server in Deutschland (Hostinger) |
| Dateien und Sicherungen | Hetzner |
| Video-Calls | Eigener Server (LiveKit) |
| Spracherkennung für Sprachnachrichten und Meetings | Eigener Server (Whisper) |
| KI-Funktionen wie der Chat-Bot | Text geht an Anthropic, geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag |
Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, auf Wunsch Pflicht für alle, eine Liste der Anmeldeversuche der letzten 90 Tage, Löschfristen und ein Datenexport für jede Person und die ganze Organisation.
Chat und Stadt hängen zusammen
Auch der Chat fließt in die 3D-Stadt ein, aber nur als Zählung, nicht mit Inhalten. Schreiben sich zwei Personen oft direkt, entsteht zwischen ihren Häusern ein Weg, vom Trampelpfad bis zur Straße. Hat jemand seit 7 Tagen weder eine Aufgabe kommentiert noch eine Direktnachricht geschrieben, meldet die Stadt „Arbeitet isoliert“. Wer diese Signale zu einzelnen Personen sieht, legt die Inhaber:in eurer Organisation fest.
Wenn ihr gerade von einem anderen Tool für Chat und Calls kommt, lohnt ein Blick auf den Vergleich Teams-Alternative.
Was kostet das?
Chat, 1:1-Anrufe und Klangi-Bot sind in jedem Paket enthalten. In Basic, kostenlos bis 5 Personen, dauern Gruppen-Calls und Vollversammlungen bis 40 Minuten, ab Pro gibt es keine Zeitgrenze. Ab Pro holt ihr außerdem externe Gäste ohne Konto zu Terminen in den Video-Call. Alle Details auf der Seite Preise.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Wo stehen die Server für Chat und Videokonferenz?
Die App mit dem Chat läuft auf einem Server in Deutschland, Dateien und Sicherungen liegen bei Hetzner. Video-Calls und Spracherkennung laufen auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main, das Audio verlässt ihn nicht.
Werden Sprachnachrichten abgeschrieben?
Ja, automatisch. In Basic bis 60 Sekunden pro Sprachnachricht, ab Pro bis 5 Minuten.
Wie lange dürfen Gruppen-Calls dauern?
In Basic bis 40 Minuten, ab Pro ohne Zeitgrenze. 1:1-Anrufe sind in jedem Paket enthalten.
Kann ich aus einer Chat-Nachricht eine Aufgabe machen?
Ja. Aus jeder Nachricht wird per Tipp eine Aufgabe oder eine Erinnerung.
Liest die Stadt unsere Nachrichten mit?
Nein. Die Stadt-Signale zählen nur, wie oft sich Personen direkt schreiben oder Aufgaben kommentieren, nach festen Regeln und ohne KI. Anders ist es beim Klangi-Bot im Chat: Er ist eine KI-Funktion, dafür geht Text an Anthropic, geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag.