Projektmanagement für kleine Teams: kostenlos bis 5 Personen
Kleine Teams brauchen kein schweres Werkzeug. Sie brauchen einen Ort, an dem Aufgaben, Absprachen und Termine zusammenkommen. Genau das ist KlangCity: Projektmanagement für kleine Teams mit Kanban, Chat, Video-Calls und Kalender. Die ersten 30 Tage testet ihr Pro gratis, danach ist Basic bis fünf Personen dauerhaft kostenlos. Und eine 3D-Stadt zeigt dir, wenn jemand im Team zu viel auf dem Tisch hat.
Ein Projektmanagement-Tool: kostenlos starten, Pro 30 Tage testen
Jede neue Organisation testet zuerst 30 Tage Pro, ohne Karte und ohne Abo. Der Test endet von selbst. Danach bleibt Basic dauerhaft kostenlos, für bis zu fünf Personen. Ein Konto anzulegen genügt. Basic enthält:
- die 3D-Stadt mit allen 35 Signalen und den Stadt-Rückblick über 7 Tage
- Kanban, Aufgaben und Meilensteine
- Chat mit Kanälen, Bilder, Videos und Dokumente im Chat
- 1:1-Anrufe und Gruppen-Calls bis 40 Minuten
- Sprachnachrichten bis 60 Sekunden, automatisch abgeschrieben
- Kalender mit Erinnerungen
- Drive mit 5 GB und das Lager
- Wochenbericht und Meeting-Protokolle, davon 4 im Monat mit KI
- Wiki, CI-Bibliothek und Präsentationen
- Zwei-Faktor-Anmeldung und Datenexport
Die KI-Funktionen sind dabei, ohne Aufpreis. Gäste, die nur mitlesen, zählen nicht als Personen.
Warum kleine Teams besonders auf Überlastung achten sollten
In einem Team mit fünf Leuten fällt jeder Ausfall sofort auf. Wenn eine Person krank wird, weil sie wochenlang zu viel hatte, fehlt ein Fünftel der Mannschaft. Und in kleinen Teams sagt selten jemand laut: „Ich schaff das nicht mehr.“
KlangCity rechnet aus euren Aufgaben 35 Signale aus. Nachvollziehbar, mit Zahlen, ohne KI. Zwei Beispiele:
- „Hütte brennt“: Das Haus einer Person brennt, wenn sie in 14 Tagen mindestens drei Aufgaben bekommen hat, die alle dringend oder hoch priorisiert sind.
- „Freie Kapazität“: Vor dem Haus steigt eine Party, wenn jemand weniger als zwei offene Aufgaben hat.
So verteilt ihr Arbeit, bevor es knallt. Der Ratgeber Arbeitslast fair verteilen zeigt, wie das im Alltag geht. Mehr über die Signale erfährst du unter Stadt und Signale.
So startet ein kleines Team
Vom Konto zur Stadt sind es drei Schritte:
- Organisation gründen. Ein Assistent führt dich in zehn Schritten durchs Setup. Dazu gehören 14 kurze Fragen, wie ihr entscheidet. KlangCity stellt sich darauf ein.
- Grundstein legen. Dein erstes Projekt und die erste Aufgabe entstehen noch im Assistenten. Beim ersten Besuch steht die Aufgabe als Gebäude in der Stadt.
- Kolleg:innen einladen und loslegen. Wer schon ein Konto hat, tritt per Code bei.
Die Klangi-Tour erklärt in 19 Kapiteln, was wo steckt. Du musst also nichts vorher lesen.
Kanban mit eingebauter Methode
Kleine Teams haben selten Zeit, sich ein eigenes System auszudenken. Das Kanban-Board hat deshalb fünf feste Phasen: Brainstorming, Entwurf, Umsetzung, Präsentation, Beendet. Zu jeder Stufe gibt es Reflexionsfragen. Erledigte Aufgaben räumt die Stadt nach sieben Tagen automatisch ins Archiv. So bleibt das Board übersichtlich, und nichts geht verloren.
Wer ein frei gestaltbares Board mit eigenen Spalten will, ist bei anderen Tools besser aufgehoben. Wer eine klare Struktur sucht, spart sich die Einrichtung.
Weniger Tools, weniger Wechsel
Viele kleine Teams nutzen ein Board, einen Messenger, ein Video-Tool und einen geteilten Kalender. KlangCity bündelt das. Aus jeder Chat-Nachricht wird per Tipp eine Aufgabe oder eine Erinnerung. Video-Calls laufen direkt in der App. Meetings protokollieren sich selbst, und jeden Montag kommt ein Wochenbericht in einen eigenen Kanal. Mehr unter Chat und Calls.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Wenn das Team wächst
Wächst ihr über fünf Personen, braucht ihr längere Gruppen-Calls oder den Rückblick über 30 Tage, wechselt ihr zu Pro. Pro kostet 59 € im Monat mit zehn Personen. Jede weitere Person kostet 12 €. Ein Team mit zwölf Leuten zahlt also 83 € im Monat. Bei jährlicher Zahlung kostet Pro 49 € im Monat, jede weitere Person 10 €. Alle Preise zzgl. USt.
Pro bringt Gruppen-Calls ohne Zeitgrenze, KI-Meeting-Protokolle ohne Grenze, den Stadt-Rückblick über 30 Tage, 1 TB Speicher, zwei geteilte E-Mail-Postfächer, den Rechnungseingang an Lexware oder euer Steuerbüro und Automationen über Webhooks und API. Ihr könnt jederzeit wechseln. Alle Details auf der Seite Preise.
Die ehrlichen Grenzen
KlangCity gibt es nur auf Deutsch. Es läuft im Browser, auch auf dem Handy, als iPhone-App im App Store und als Android-App bei Google Play. Im Basic-Paket sind Gruppen-Calls auf 40 Minuten begrenzt, der Speicher auf 5 GB, der Stadt-Rückblick auf 7 Tage und die KI-Meeting-Protokolle auf 4 im Monat. Und KlangCity ist ein junges Produkt aus Köln, kein Konzern mit Hunderten Integrationen.
Am schnellsten merkst du, ob KlangCity zu euch passt, in der Demo-Stadt. Sie läuft ohne Anmeldung. Oder du legst gleich kostenlos los.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Ist KlangCity für kleine Teams wirklich kostenlos?
Ja. Basic ist dauerhaft kostenlos für bis zu fünf Personen. Vorher testet ihr 30 Tage Pro, ohne Karte und ohne Abo. Der Test endet von selbst, danach gilt Basic. Für Basic genügt es, ein Konto anzulegen.
Was fehlt im kostenlosen Paket?
Gruppen-Calls dauern bis 40 Minuten, Sprachnachrichten bis 60 Sekunden, der Speicher liegt bei 5 GB. Der Stadt-Rückblick reicht 7 Tage zurück, die KI schreibt 4 Meeting-Protokolle im Monat. Geteilte E-Mail-Postfächer, Rechnungseingang, der Baumeister-Editor und Automationen gibt es erst ab Pro.
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland. Die App läuft bei Hostinger, Dateien und Sicherungen liegen bei Hetzner. Video-Calls und Spracherkennung laufen auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main.
Brauchen wir eine Einarbeitung?
Nein. Ein Assistent führt durchs Setup, und die Klangi-Tour erklärt in 19 Kapiteln, was wo steckt.