Kanban-Board mit eingebauter Methode
Ein leeres Kanban-Board ist schnell angelegt. Schwieriger ist, dass alle es gleich benutzen: Welche Spalte heißt was, wann ist etwas „fertig“, wer kümmert sich? Das Kanban-Board von KlangCity bringt deshalb eine Methode mit: fünf feste Phasen, Fragen je Phase und klare Zuständigkeit. Und weil die Server in Deutschland stehen, ist es auch ein Kanban-Tool für Teams, die auf die DSGVO achten müssen.
Fünf feste Phasen statt selbst gebastelter Spalten
Jede Aufgabe durchläuft dieselben fünf Phasen:
- Brainstorming: Die Idee ist da, aber noch nicht ausgearbeitet.
- Entwurf: Ein erster Plan oder Vorschlag entsteht.
- Umsetzung: Jetzt wird gearbeitet.
- Präsentation: Das Ergebnis wird gezeigt und abgenommen.
- Beendet: fertig.
Die Phasen sind fest vorgegeben. Das klingt nach weniger Freiheit, hat aber einen Vorteil: Jede Person im Team liest das Board gleich, und jedes Projekt sieht vergleichbar aus. Niemand muss erst verstehen, was die Spalte „In Klärung 2“ bei einem anderen Team bedeutet.
Reflexionsfragen je Phase
Zu jeder Phase gehören Reflexionsfragen, die direkt in der Aufgabe beantwortet werden. So steht bei einer Aufgabe nicht nur ein Titel, sondern auch, was schon geklärt ist. Bleiben in der aktuellen Phase wichtige Antwortfelder leer, meldet KlangCity das als Signal „Aufgabe noch unvollständig“. Andere im Team wissen dann, dass ihnen noch Informationen fehlen.
Klare Zuständigkeit und Blockaden
- Zuweisungspflicht: Jede Aufgabe bekommt eine zuständige Person. So ist immer klar, wer dran ist.
- Selbstzuweisung statt Verteilen: Wer Zeit hat, nimmt sich eine Aufgabe selbst. Ob das bei euch erlaubt ist, stellt ihr ein.
- Blockier-Logik: Wartet eine Aufgabe auf eine andere, wird das sichtbar, statt still zu stocken.
- Meilenstein-Leiste: Wichtige Aufgaben markiert ihr als Meilenstein. Sie erscheinen in der Meilenstein-Leiste, und in der Stadt werden sie zu Haltestellen der Projekt-Straßenbahn.
Wie streng diese Regeln sind, hängt von eurer Organisation ab. Beim Gründen beantwortet ihr einen kurzen Fragebogen dazu, wie ihr entscheidet. KlangCity stellt daraufhin zum Beispiel ein, ob Mitglieder Aufgaben ohne Zuweisung übernehmen dürfen, wer eine Aufgabe als „dringend“ markiert und ob eine Aufgabe vor der Umsetzung freigegeben werden muss. Jede Regel bleibt einzeln änderbar.
Checklisten, wiederkehrende Aufgaben, teilbare Links
Im Alltag zählen die kleinen Dinge:
- Checklisten mit @-Erwähnung: Teilschritte abhaken und Kolleg:innen direkt an einem Punkt erwähnen.
- Wiederkehrende Aufgaben: Was jede Woche oder jeden Monat anfällt, legt ihr einmal an.
- Teilbare Aufgaben-Links: Eine Aufgabe per Link im Chat oder in einer Mail teilen.
- Automatisches Archiv: Erledigte Aufgaben räumt KlangCity nach sieben Tagen ins Archiv. Das Board bleibt übersichtlich, und nichts geht verloren.
- Prioritäten: dringend, hoch, mittel oder niedrig.
Aufgaben entstehen nicht nur im Board. Aus jeder Chat-Nachricht wird per Tipp eine Aufgabe, und was in einem Meeting neu angelegt oder geändert wird, steht danach im Meeting-Protokoll.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Das Board ist die Grundlage der Stadt
Jede Karte im Board ist ein Gebäude in der 3D-Stadt. Die Bauphase des Gebäudes folgt der Phase der Aufgabe, und erledigte Aufgaben stehen als fertige Gebäude da. Aus denselben Daten berechnet KlangCity 35 Signale, etwa ob eine Person überlastet ist oder ein Projekt in Schieflage gerät. Du pflegst also nur das Board, und die Stadt zeigt dir, wo sich dabei die Arbeit staut.
Wer seit Längerem mit einem anderen Board arbeitet, findet auf der Seite Trello-Alternative einen ehrlichen Vergleich.
Ein Kanban-Tool, das zur DSGVO passt
Aufgaben enthalten oft Namen, Kundendaten und interne Absprachen. Deshalb:
- Server in Deutschland: Die App läuft bei Hostinger, Dateien und Sicherungen liegen bei Hetzner.
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive: Alle Dienste, die Daten außerhalb der EU verarbeiten, stehen darin. Dazu gehören die KI-Funktionen, für die Text an Anthropic geht.
- Konten geschützt: Zwei-Faktor-Anmeldung, auf Wunsch Pflicht für alle, und eine Liste der Anmeldeversuche der letzten 90 Tage.
- Löschfristen und Datenexport: für jede Person und für die ganze Organisation.
- Gast-Zugänge: Externe wie ein Vorstand lesen nur mit und verändern nichts. Gäste sehen alle Projekte und Aufgaben eurer Organisation, dazu Übersicht, Stadt und Kalender. Drive, Chat, E-Mails, Meeting-Protokolle, Wochenbericht und Personen-Signale sehen sie nicht. Gäste zählen nicht als Personen im Paket.
Was kostet das Kanban-Board?
Das Board ist in jedem Paket enthalten. Mit Basic ist KlangCity bis 5 Personen dauerhaft kostenlos, mit Board, Stadt, Chat und Meetings. Vorher testet jede neue Organisation 30 Tage Pro gratis. Wer mehr Personen oder Speicher braucht, wechselt zu Pro oder Business. Alle Details stehen auf der Seite Preise.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Kann ich eigene Spalten im Kanban-Board anlegen?
Die fünf Phasen Brainstorming, Entwurf, Umsetzung, Präsentation und Beendet sind fest vorgegeben. So lesen alle das Board gleich, und die Stadt kann jede Phase als Bauphase zeigen.
Passt das Kanban-Tool zur DSGVO?
Die Server stehen in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive, und es gibt Zwei-Faktor-Anmeldung, Löschfristen und Datenexport. Für die KI-Funktionen geht Text an Anthropic; das steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Gibt es wiederkehrende Aufgaben und Checklisten?
Ja. Wiederkehrende Aufgaben legt ihr einmal an, Checklisten gibt es in jeder Aufgabe, mit @-Erwähnung einzelner Personen.
Was passiert mit erledigten Aufgaben?
Sie werden in der Stadt zu fertigen Gebäuden. Nach sieben Tagen räumt KlangCity sie automatisch ins Archiv, damit Board und Stadt aktuell bleiben.
Ist das Kanban-Board kostenlos?
Ja, bis 5 Personen mit dem Paket Basic, dauerhaft. Größere Teams nutzen Pro ab 59 € pro Monat zzgl. USt., inklusive 10 Personen.