Projektmanagement für Vereine und Non-Profits
Im Verein arbeiten viele Menschen in ihrer Freizeit mit. Manche jede Woche, manche zweimal im Jahr. Projektmanagement für Vereine muss deshalb einfach sein, wenig kosten und niemanden ausbrennen lassen. KlangCity ist eine Software für Non-Profits und Vereine, die genau darauf achtet: Aufgaben, Chat, Calls und Vollversammlungen in einem Tool. Dazu eine 3D-Stadt, die zeigt, wer gerade zu viel trägt.
Die Preise für Vereine und gemeinnützige Organisationen
Geld ist im Verein fast immer knapp. Darum zuerst die Zahlen:
- 30 Tage Pro gratis testen. Jede neue Organisation testet Pro ab dem Gründen, ohne Karte und ohne Abo. Der Test endet von selbst.
- Danach ist Basic dauerhaft kostenlos für bis zu fünf Personen. Mit Stadt, Kanban, Chat, Video-Calls, Kalender, Dateiablage und den KI-Funktionen, darunter 4 KI-Meeting-Protokolle im Monat.
- Gemeinnützige Organisationen erhalten 50 % auf Pro und Business. Der Freistellungsbescheid genügt als Nachweis.
- Gäste sind kostenlos. Mitglieder, die nur mitlesen wollen, kommen als Gäste dazu und zählen in keinem Paket als Personen.
Pro kostet regulär 59 € im Monat mit zehn Personen, jede weitere Person 12 €. Mit dem Rabatt zahlt ihr die Hälfte. Alle Preise zzgl. USt., alle Pakete auf der Seite Preise.
Wer macht eigentlich was?
Das kennt jeder Verein: Ein paar Leute tragen fast alles. Sie organisieren das Sommerfest, schreiben den Newsletter und kümmern sich um die Kasse. Irgendwann sind sie erschöpft und hören auf. Und mit ihnen geht das ganze Wissen.
KlangCity macht diese Last sichtbar. Jede Aufgabe ist ein Gebäude in der Stadt, jede Gruppe ein Bezirk. Aus euren Aufgaben berechnet KlangCity 35 Signale, ganz ohne KI:
- „Überlastet“: Dichter Rauch über dem Haus einer Person, deren offene Last mehr als dreimal so hoch ist wie im Schnitt.
- „Freie Kapazität“: Party vor dem Haus. Hier hat jemand weniger als zwei offene Aufgaben und könnte etwas übernehmen.
- „Aufgabe liegt auf Eis“: Eiszapfen am Gebäude. Diese Aufgabe hat sich seit mehr als 30 Tagen nicht bewegt.
So sieht der Vorstand, wo Hilfe nötig ist, bevor jemand hinwirft. Wie ihr Überlastung früh bemerkt, beschreibt der Ratgeber Überlastung im Team erkennen.
Aufgaben verteilen, ohne Druck zu machen
Im Ehrenamt kann niemand etwas anordnen. Deshalb setzt KlangCity auf Selbstzuweisung: Wer Zeit hat, nimmt sich eine Aufgabe aus dem Kanban-Board. Wiederkehrende Aufgaben wie „Protokoll der Vorstandssitzung“ legst du einmal an. Checklisten mit @-Erwähnung helfen bei Veranstaltungen mit vielen kleinen Schritten.
Wichtig für Freiwillige: Ruhezeiten und Abwesenheit halten den Feierabend frei. Wer im Urlaub ist, wird nicht ständig angeschrieben.
Vollversammlung, Vorstandssitzung, Arbeitsgruppe
KlangCity hat eigene Video-Calls für 1:1-Gespräche, Gruppen und Vollversammlungen. Sie laufen auf einem eigenen Server. Vor dem Treffen stimmt ihr die Agenda ab. 48 Stunden vorher kommt sie aufs Handy. Klangi erinnert per Direktnachricht an den Termin und lädt zum Start direkt in den Call ein.
Während des Calls schreibt eine eigene Spracherkennung mit, was die Teilnehmenden mit ihrer Zustimmung sagen. Daraus entsteht das Protokoll, das Rohtranskript wird danach gelöscht. Wer nicht dabei war, liest nach, was beschlossen wurde. Mehr unter Meeting-Protokoll und Chat und Calls.
Im kostenlosen Basic-Paket dauern Gruppen-Calls und Vollversammlungen bis zu 40 Minuten. Ab Pro gibt es keine Zeitgrenze.
Wie entscheidet ihr?
Jeder Verein entscheidet anders. Manche per Abstimmung, manche im Vorstand, manche in Arbeitsgruppen. KlangCity fragt das beim Einrichten ab: 14 kurze Fragen, die „Verfassung“ eurer Organisation. KlangCity stellt sich darauf ein, jede Regel bleibt einzeln änderbar. Den Fragebogen kannst du vorab ohne Konto ausprobieren. Das dauert rund drei Minuten.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Vereinswissen, das bleibt
Wenn jemand aus dem Vorstand ausscheidet, soll nicht alles neu erfunden werden. Dafür gibt es:
- Unternehmenshandbuch (Wiki) für Abläufe, Satzungsfragen und Anleitungen.
- Drive für Dateien, mit Papierkorb für 30 Tage.
- Lager mit Mindestbestand, etwa für Pavillons, Flyer oder Getränke beim Vereinsfest.
- Chat mit Kanälen je Gruppe. Die Volltextsuche findet alte Absprachen wieder.
Datenschutz, der auch dem Vorstand gefällt
Vereine verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitglieder. Deshalb laufen die Server in Deutschland: die App bei Hostinger, Dateien und Sicherungen bei Hetzner. Video-Calls und Spracherkennung laufen auf unserem eigenen Server in Frankfurt am Main. Für die KI-Funktionen geht Text an Anthropic, das steht mit allen anderen Diensten außerhalb der EU im Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Vertrag ist inklusive. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, Löschfristen und ein Datenexport.
Ehrlich gesagt
KlangCity gibt es nur auf Deutsch. Es läuft im Browser, auch auf dem Handy, als iPhone-App im App Store und als Android-App bei Google Play. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug oder Spendenquittungen bietet KlangCity nicht. Dafür nutzt ihr weiter eure Vereinssoftware.
Probier es aus: Die Demo-Stadt läuft ohne Anmeldung. Oder du legst gleich kostenlos los.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Wie bekommen wir den Rabatt für gemeinnützige Organisationen?
Gemeinnützige Organisationen erhalten 50 % auf Pro und Business. Als Nachweis genügt der Freistellungsbescheid vom Finanzamt.
Ist KlangCity für kleine Vereine wirklich kostenlos?
Ja. Basic ist dauerhaft kostenlos für bis zu fünf Personen, vorher testet ihr 30 Tage Pro gratis. Gäste, die nur mitlesen, zählen nicht mit.
Können Mitglieder mitlesen, ohne mitzuarbeiten?
Ja, mit der Gast-Rolle. Gäste kommen per Gast-Code herein und lesen nur: Übersicht, Stadt, Projekte und Aufgaben und Kalender des ganzen Vereins. Verändern können sie nichts. Drive, Chat, E-Mails, Meeting-Protokolle, Wochenbericht und Personen-Signale sehen sie nicht.
Wie lange dürfen Vollversammlungen dauern?
Im kostenlosen Basic-Paket bis zu 40 Minuten. Ab Pro gibt es keine Zeitgrenze.