Projektmanagement für Agenturen: sehen, wer gerade zu viel hat
In einer Agentur laufen viele Projekte gleichzeitig, jedes mit eigener Frist und eigenem Kunden. Gutes Projektmanagement für Agenturen muss deshalb zwei Fragen beantworten: Was ist zu tun? Und wer schafft das noch? KlangCity beantwortet beide. Aufgaben, Kanban, Chat und Meetings liegen in einem Tool. Dazu zeigt eine lebendige 3D-Stadt, wo es im Team eng wird.
Das typische Agentur-Problem
Montagmorgen. Drei Kunden wollen „nur kurz“ etwas geändert haben. Der Pitch für Donnerstag steht noch nicht. Und die Designerin, die alle fragen, sitzt schon an vier dringenden Aufgaben.
Solche Engpässe fallen meistens erst auf, wenn eine Frist reißt. In Listen und Boards sieht jede Aufgabe gleich aus. Wie viel eine einzelne Person gerade trägt, verrät dir das Board nicht.
Wie KlangCity Agenturen den Überblick gibt
KlangCity zeigt eure Arbeit als Stadt. Jede Aufgabe ist ein Gebäude, jedes Team ein Bezirk, jedes Projekt eine Straßenbahnlinie. Aus euren Arbeitsdaten berechnet KlangCity 35 Signale, live und ohne KI. Ein paar davon sind für Agenturen besonders nützlich:
- „Überlastet“: Dichter Rauch über einem Haus. Die nach Priorität gewichtete offene Last einer Person ist mehr als dreimal so hoch wie im Schnitt der Kolleg:innen.
- „Hütte brennt“: Das Haus brennt. Mindestens drei Aufgaben in 14 Tagen, alle dringend oder hoch priorisiert.
- „Projekt in Schieflage“: Die Projekt-Tram brennt. Mehr als die Hälfte der offenen Aufgaben im Projekt ist überfällig.
- „Freie Kapazität“: Party vor dem Haus. Diese Person hat weniger als zwei offene Aufgaben und hat Luft für den nächsten Auftrag.
Du öffnest die Stadt und siehst in Sekunden, wo es brennt. Die Katze Klangi nennt dir die Zahlen dahinter, etwa „4 von 7 offenen Aufgaben sind überfällig“. Mehr dazu auf der Seite Stadt und Signale.
Kanban mit fester Methode
Im Kanban-Board läuft jede Aufgabe durch fünf feste Phasen: Brainstorming, Entwurf, Umsetzung, Präsentation, Beendet. Das passt gut zum Agenturalltag, in dem fast jedes Stück Arbeit einmal beim Kunden präsentiert wird. Zu jeder Stufe gibt es Reflexionsfragen. Dazu kommen Meilensteine, Checklisten mit @-Erwähnung und wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel für den monatlichen Social-Media-Plan.
Aufgaben lassen sich selbst zuweisen, statt dass eine Person alles verteilt. Wer freie Kapazität hat, sieht das in der Stadt und nimmt sich die nächste Aufgabe.
Kunden einbinden, ohne das Chaos zu vergrößern
Kunden wollen wissen, wie weit ihr seid. KlangCity hat dafür Gast-Zugänge: Gäste kommen mit einem eigenen Gast-Code herein und lesen nur, verändern können sie nichts. Gäste sehen alle Projekte eurer Organisation, also auch die anderer Kunden. Kunden als Gäste einladen lohnt sich deshalb ab den privaten Projekten. Die sind für das 4. Quartal 2026 geplant. Gäste zählen in keinem Paket als Personen, sie kosten also nichts extra.
Weitere Werkzeuge, die Agenturen oft brauchen:
- Teilbare Aufgaben-Links, um im Team schnell auf eine Aufgabe zu zeigen. Öffnen kann sie nur, wer zu eurer Organisation gehört.
- Geteilte E-Mail-Postfächer unter eurer eigenen Domain, etwa für Projektanfragen. Antworten gehen erst nach Freigabe raus. Ab Pro, dort sind zwei Postfächer enthalten.
- CI-Bibliothek für Logos, Farben und Vorlagen.
- Live-Präsentationen mit Publikums-Code für Pitches und Kundentermine.
Meetings, die sich selbst protokollieren
Agenturen verbringen viel Zeit in Abstimmungen. KlangCity hat eigene Video-Calls: 1:1, in der Gruppe und als Vollversammlung. Sie laufen auf einem eigenen Server. Wer zustimmt, dessen Beiträge schreibt eine eigene Spracherkennung mit, daraus entsteht automatisch ein Protokoll. Das Rohtranskript wird danach gelöscht. Die Analyse bewertet die Effektivität jedes Meetings von 0 bis 100. Details findest du unter Meeting-Protokoll.
Im Chat wird aus jeder Nachricht per Tipp eine Aufgabe. So geht der Kundenwunsch aus dem Kanal nicht verloren. Jeden Montag fasst ein Wochenbericht die Woche zusammen.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Sichtbar machen, ohne zu überwachen
Signale zu einzelnen Personen sind heikel. In einer Agentur mit Kreativen erst recht. Deshalb legt die Inhaber:in fest, wer sie sieht: alle Mitglieder, nur Leitung und die Person selbst, die Person selbst mit Zahlen je Gruppe für die Leitung, nur die Person selbst oder niemand. Jede Person kann ihre Ansicht auf „Meine Aufgaben“ eingrenzen. Die Stadt soll helfen, Arbeit fair zu verteilen. Wie das im Alltag klappt, steht im Ratgeber Arbeitslast fair verteilen.
Was KlangCity (noch) nicht kann
Damit du ehrlich entscheiden kannst:
- Keine Zeiterfassung und keine Abrechnung. Wenn ihr Stunden pro Kunde bucht, braucht ihr dafür weiter ein eigenes Tool.
- Keine Gantt-Ansicht. Termine planst du über Fälligkeiten, Meilensteine und den Kalender.
- Nur auf Deutsch. Für internationale Kunden oder englischsprachige Freelancer ist das eine Hürde.
- Browser, iPhone und Android. Die Web-App ist fürs Handy gebaut, dazu gibt es die App im App Store und bei Google Play.
- Anbindung über Webhooks und API, ab Pro. Fertige Integrationen wie bei großen Tools gibt es nicht.
Was kostet KlangCity für eine Agentur?
Die ersten 30 Tage testet ihr Pro gratis, danach ist Basic bis fünf Personen dauerhaft kostenlos. Pro kostet 59 € im Monat mit zehn Personen, jede weitere Person 12 €. Bei jährlicher Zahlung sind es 49 € im Monat. Alle Preise zzgl. USt. Für Agenturen bringt Pro neben mehr Personen vor allem weniger Büroarbeit: Eingangsrechnungen gehen an Lexware oder euer Steuerbüro, Buchungen aus Buchungssystemen landen im Kalender, und Kunden ohne Konto holt ihr zu Terminen in den Video-Call. Die KI-Funktionen sind in jedem Paket enthalten, in Basic mit 4 KI-Meeting-Protokollen im Monat. Alle Details auf der Seite Preise.
Du willst erst sehen, wie sich das anfühlt? Die Demo-Stadt zeigt eine Beispiel-Organisation mit echten Signalen, ohne Anmeldung.
Beispiel-Organisation, ohne Anmeldung. Läuft auch auf dem Handy.
Häufige Fragen
Können unsere Kunden in KlangCity mitlesen?
Ja, als Gäste. Gäste lesen nur und ändern nichts. Sie sehen aber alle Projekte eurer Organisation, also auch die anderer Kunden. Kunden als Gäste einladen lohnt sich deshalb ab den privaten Projekten, die für das 4. Quartal 2026 geplant sind. Gäste zählen nicht als Personen im Paket.
Hat KlangCity eine Zeiterfassung?
Nein. KlangCity zeigt Arbeitslast über offene Aufgaben, Prioritäten und Fälligkeiten, nicht über gebuchte Stunden. Für Stundenabrechnung braucht ihr ein zusätzliches Tool.
Wo liegen die Daten unserer Kunden?
In Deutschland. Die App läuft bei Hostinger, Dateien und Sicherungen liegen bei Hetzner. Für die KI-Funktionen gehen die jeweils nötigen Inhalte an Anthropic, Dateien aus Drive, Chat und Projekten nie; alle Dienste außerhalb der EU stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Ab wie vielen Personen lohnt sich Pro?
Basic reicht bis fünf Personen. Pro braucht ihr, wenn ihr mehr Leute seid, Gruppen-Calls länger als 40 Minuten führt, mehr als 4 KI-Protokolle im Monat braucht oder Rechnungseingang, geteilte Postfächer und Automationen nutzen wollt. Pro kostet 59 € im Monat und enthält zehn Personen.